Il 75% del tuo tempo viene sprecato inutilmente? Uno studio fatto ha rivelato quanto tempo viene perso durante un giorno lavorativo medio in azienda.

• Un impiegato viene interrotto mediamente 73 volte al giorno.
• Un manager viene interrotto ogni 8 minuti.

L’interruzione media utilizza circa 5 minuti di tempo per essere completata. Una volta interrotti, ci vogliono circa 20 minuti per tornare al livello di focalizzazione che si aveva prima dell’interruzione. Sommando quindi questi numeri, quando si ha a che fare con un executive, il tempo trascorso sulle interruzioni è di circa 4 ore al giorno, più o meno mezza giornata. E considerando anche che si impiegano circa 20 minuti per tornare ad essere focalizzati al meglio sull’argomento che si stava trattando, ci si può cominciare a fare l’idea di quanto in più si potrebbe fare senza tutte queste interruzioni.

Cosa viene classificato come interruzione? Ai fini di uno studio effettuato, sono state categorizzate come interruzioni le telefonate, le e-mail entranti, i collaboratori che arrivano all’improvviso con una richiesta e vere e proprie emergenze.

Queste stesse interruzioni sono state classificate secondo la loro importanza come segue:

A=Cruciale  B=Importante   C=Di poco valore D=Di nessun valore

Facendo quindi il conto di tutte le interruzioni si è scoperto che solo il 20% ricadeva su cose cruciali ed importanti. Mentre l’80% rientra invece delle categorie di cose di poco o nessun valore.

Per un executive questo significa 3 ore e 12 minuti del proprio tempo vengono usate per gestire interruzioni che sono, di base, tempo perso, senza considerare quanto poi s’impiega per focalizzarsi nuovamente su ciò che si stava facendo.

Si potrebbe quindi affermare, senza essere troppo lontani dalla verità, che circa il 75% del tempo di produzione di un manager, considerando interruzioni e tempo necessario per ricominciare a lavorare, sia tempo sprecato.

Come rimediare alle interruzioni?  Alcune sono interruzioni decisamente ovvie, come chi entra in ufficio solo per una chiacchiera mentre si è nel pieno del lavoro. Occuparsene è piuttosto facile.

Cominciate a scrivere una direttiva che dice che non dovete essere interrotti a meno che non sia un’emergenza, e dovete anche definire l’emergenza, cos’è e cosa non è. Fatela conoscere a tutti i vostri collaboratori. Già questo potrebbe fare una grossa differenza.

Ma alcune interruzioni sembrano essere totalmente giustificate, sembrano assolutamente necessarie o non vengono riconosciute come interruzioni. In effetti le interruzioni potrebbero essere diventate parte integrante del vostro lavoro…

Per esempio, se volete avere l’ultima parola su ogni centesimo che viene speso in ufficio, o magari volete approvare tutte le azioni che devono essere fatte, sarete inondati da interruzioni relative a problemi giornalieri di cui potreste tranquillamente non occuparvi, come ordinare la cancelleria o dare l’ok alla preparazione di un preventivo.

I collaboratori che chiedono continuamente l’approvazione di ciò che stanno facendo sono un esempio perfetto di questa situazione: perché non sono loro a prendere quelle decisioni che gli competono?

Concludendo questo tipo di problema fa sì che un’azienda produca con minor efficienza. Affrontando e risolvendo la situazione si hanno statistiche in crescita,e ripresa della produzione e maggior armonia nell’ambiente di lavoro, perché ognuno è fiero di ciò che sta facendo e si sente utile e gratificato.

Come poter quindi migliorare l’efficienza? Analizzare i flussi lavorativi della propria azienda e farsi consigliare. Per questo viene in aiuto “Domino”  (info LINK QUI) che ha ideato  appositamente un servizio, l’analisi aziendale, per andare ad approfondire e comprendere dove intervenire e come farlo per migliorare velocemente lo stato delle cose.